Inhoud
Een videoconferentiesysteem is een combinatie van audio- en videoapparatuur die gebruikt wordt voorreal-time communicatie met gelijktijdige beeld- en geluidsoverdracht, meestal in bedrijven. De deelnemers aan de conferentie communiceren met elkaar ongeacht hun locatie.
Geen enkel bedrijf kan zonder vergaderingen en (interne) trainingen. Videoconferencing biedt vele voordelen om deze efficiënt te organiseren:
- Locatie-onafhankelijke vergaderingen: U kunt uw werknemers van over de hele wereld samenbrengen - of ze nu thuis, op kantoor of in filialen vergaderen. Lagere kosten voor zakenreizen: Uw werknemers blijven op hun locatie en wonen vergaderingen digitaal bij. Dit elimineert kosten voor bijvoorbeeld vervoer, accommodatie, maaltijden en eventuele onkosten.
- Werktijd wordt productiever gebruikt: De tijd die u of uw werknemers nodig zouden hebben om van en naar vergaderingen te reizen, kan gevuld worden met taken uit uw dagelijkse werkzaamheden.
- Kleinere vergader- of kantoorruimtes nodig: U hebt geen enorme vergaderruimtes nodig om meerdere werknemers op één afspraak te ontvangen. Als sommige van uw werknemers op andere locaties of vanuit huis werken, kunt u volstaan met kleinere kantoorruimtes. U kunt zelfs besparen op huur en bijkomende kosten voor elektriciteit, water, enz.
- Digitale notulen of opnames mogelijk: U kunt vergaderingen, trainingen of presentaties op video opnemen. Werknemers die de dag zelf niet aanwezig waren of het evenement vroegtijdig moesten verlaten, kunnen de opname opnieuw bekijken.
- Positionering als aantrekkelijke werkgever: Met videoconferenties kunt u uw werknemers de mogelijkheid geven om thuis te werken en aanwezig te zijn bij belangrijke vergaderingen. Dit bevordert de balans tussen werk en privéleven en maakt uw werknemers gelukkiger - het gaat rond!
Voor een videoconferentie hebt u het volgende nodig
- Camera voor videoconferentie
- Microfoon
- Luidspreker
- Beeldscherm, bijv. een beeldscherm of projector
- goede internetverbinding (zodat beeld en geluid zonder vertraging worden doorgegeven)
- Software voor videovergaderen, bijv. Skype, Google Meet, Zoom
Als u maar beperkte ruimte in de vergaderruimte hebt, is een compact videoconferentiesysteem een goede optie. Er zijn al een camera, microfoons en luidsprekers ingebouwd. Hierdoor kunt u het direct boven het beeldscherm monteren of bijvoorbeeld op een dressoir plaatsen.
Veel moderne videoconferentiesystemen kunnen in slechts enkele stappen worden ingesteld. Logitech biedt een plug-and-play oplossing voor zijn producten waarmee u de vergadercamera of het conferentiesysteem eenvoudig via USB kunt aansluiten op uw eindapparaat, bijv. een beeldscherm of laptop. U hoeft geen extra software te installeren.
Het optimale aantaldeelnemers hangt af van het gebruikte videoconferentiesysteem. Afhankelijk van hoe goed de dekking van de ruimte door de camera en het audiosysteem kan worden gerealiseerd, kan het optimale aantal deelnemers sterk variëren.
Het Logitech Rally Bar videoconferentiesysteem is bijvoorbeeld geschikt voor maximaal 12 deelnemers.
Dit hangt af van hoe uitgebreid een videoconferentiesysteem moet zijn en welke functies het biedt. In de regel zijn complexe alles-in-één oplossingen voor grote vergaderzalen duurder dan compacte systemen voor kleine vergaderzalen. U verdient deze kosten echter snel terugdoor verschillende zakenreizen te besparen.
Dit is sterk afhankelijk van het aantal mensen dat deelneemt aan een videoconferentie. Kleine huddle rooms en vergaderzalen bieden navenant minder ruimte dan vergaderzalen voor grote bijeenkomsten van enkele tientallen deelnemers.
De grootte van de ruimte speelt een belangrijke rol bij de keuze van een geschikt videoconferentiesysteem. De camera, microfoons en luidsprekers van een videoconferentiesysteem moeten namelijk zo mogelijk de hele ruimte bestrijken. Dit zorgt ervoor dat elke deelnemer gemakkelijk te herkennen en duidelijk te horen is.
